Семинар-практикум "Успешный секретарь. Основные моменты эффективной деятельности"

Цели: · ознакомиться с основными принципами работы секретаря организации (секретаря подразделения, помощника руководителя) с учетом особенностей современного рынка; · познакомиться с основами делового этикета, научиться грамотно и эффективно использовать современные методы и техники работы с информацией; · получить знания по основам делопроизводства и документооборота в компании. Аудитория: специалисты, работающие или желающие работать в должности секретаря, помощника руководителя, ассистента. Семинар проводит: Виноградова Ольга Владимировна - руководитель службы персонала с опытом работы более 12 лет, директор по развитию Формат семинара: Однодневный семинар (с перерывами на обед и кофе паузы). Продолжительность семинара – 8 академических часов. ПРОГРАММА 1. Успешный секретарь и его имидж. · Современные требования к секретарю · Профессиональные задачи секретаря · Обязанности, функции и возможности секретаря · Работа секретаря – составляющая успеха современного предприятия, фирмы · Секретарь – лицо компании: особенности личностных и профессиональных качеств секретаря. Имидж секретаря и его влияние на имидж компании · Индивидуальный рабочий стиль · Клиент-ориентированный подход – особенности современного рынка 2. Коммуникации секретаря · Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки. Правила обработки телефонных звонков. Регистрация входящих звонков · Особенности общения по телефону. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания. · Речевой этикет и культура деловой речи · Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника · Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Лицо, мимика, поза · Правила делового этикета при представлении и знакомстве · Правила использования визитных карточек · Определение потребности клиента (посетителя) компании по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности · Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону · Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте. · Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа. 3. Секретарь и руководитель · Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем · Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Организация встреч, совещаний, переговоров. Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всего предприятия · Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем · Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. Устройство в гостиницу. · Встреча партнеров, организация предварительной беседы · Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. · Встреча, приветствие гостей · Подача чая, кофе, прохладительных напитков · Умение говорить и принимать комплименты · «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. · Выбор подарков партнерам по поручению руководителя 4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе 5. Делопроизводство и работа с информацией Стоимость участия в семинаре составляет 4000 рублей для одного слушателя (в стоимость включены: обед, кофе-брейки и комплект авторских информационно-справочных материалов) Всем участникам семинара выдается Свидетельство и комплект информационно-справочных материалов по тематике семинара